Microsoft Teams in de vergaderzaal

Met Microsoft Teams wordt alles samengebracht in een gedeelde werkruimte. Je kunt overal werken en je teamleden kunnen gemakkelijk chatten, samenwerken aan bestanden, en werken met favoriete apps. Microsoft heeft besloten Skype for Business (ook wel Skype voor Bedrijven) te vervangen door Microsoft Teams. Sinds 2019 is deze vervanging actief ingezet en Microsoft heeft inmiddels aangekondigd dat de buitengebruikstelling van Skype voor Bedrijven Online plaats zal vinden op 31 juli 2021 en dat vanaf 1 september 2019 alle nieuwe Office 365-klanten aan Teams zullen worden toegevoegd en geen toegang tot Skype voor Bedrijven Online meer zullen hebben.

Als je Microsoft Teams breed wil uitrollen binnen je organisatie, zal dit tevens gelden voor de beschikbare vergaderzalen. Het gebruiken van de camera en microfoon van de eigen laptop zal niet voldoen voor het voeren van een groepsgesprek via Microsoft Teams. Het gebruik van een betere oplossing en professionele apparatuur is dan gewenst, om de perfecte ervaring te creëren. Maar, welke oplossingen zijn er en waar moet ik mijn keuze op baseren? MeetingStore.

Native Microsoft Teams room systems

Goed om te weten is dat Teams Room Systems gebaseerd zijn op Windows 10 machines. Een oplossing bestaat dus uit (NUC) mini-computer, camera en een touch panel met een geïntegreerde speaker en microfoon. Ieder onderdeel is er in verschillende varianten van de verschillende fabrikanten. Op de NUC draait een door Microsoft ontwikkelde client die het meedoen aan een Microsoft Teams vergadering erg eenvoudig maakt. Op dit systeem wordt ingelogd met een Microsoft Office365 account waaraan naast een Teams licentie een emailbox en een agenda hangt. Hierdoor worden de geplande meetings in deze ruimtes zichtbaar op het touch panel. Deze oplossing zorgt voor het grootste gebruiksgemak vanuit de vergaderzaal, echter er kan nu alleen maar van Microsoft Teams gebruik gemaakt worden en niet van andere collaboration platformen (zoals Zoom, Webex, etc). Met dergelijke Room Systems worden Team meetings een stuk makkelijker om aan deel te nemen en door de eenduidigheid zal dit voor een ieder in gebruik te nemen zijn.

Open SIP systeem met Teams gateway

Het kan zijn dat je bedrijf nog traditionele videoconferencing hardware heeft staan. Het is ook mogelijk vanuit deze systemen (Cisco, Polycom) die het SIP protocol ondersteunen te bellen naar Teams door gebruik te maken van een Teams Gateway dienst. Het voordeel is dat vanuit deze systemen ook te bellen is naar andere platformen zoals Zoom en Webex. Het gebruiksgemak van deze systemen is goed, maar niet 100% specifiek voor Microsoft Teams gemaakt. Je verliest dus iets aan gebruiksgemak, maar krijgt er flexibiliteit en een open eco systeem voor terug. Dit maakt het ook mogelijk om op reeds aanwezige videoconferencing systemen deel te nemen aan een Microsoft teams vergadering.

BYOD – USB

Een alternatieve oplossing is het gebruik van je eigen laptop als basis in de vergaderzaal, maar via USB een goede camera aan te sluiten en indien niet geïntegreerd in de camera ook een speakerphone. Het voordeel is dat het deelnemen aan de vergadering op de voor de gebruiker bekende manier gaat, door of vanuit de agenda item op de hypelink te klikken of door vanuit de Microsoft Teams applicatie deel te nemen. Het nadeel is dat de opstarttijd voor de meeting vaak wat langer is, omdat de randapparatuur aangesloten moet worden en deze niet altijd direct automatisch herkend wordt door de laptop. Ook vinden sommige gebruikers het vervelend als het hun laptop is die als centraal device in de vergadering gebruikt wordt, omdat zij deze nu niet meer zelf kunnen gebruiken voor het maken van notities of andere zaken… of omdat pop-ups van andere applicaties met voor de gebruiker bestemde berichten op eens zichtbaar kunnen worden voor iedereen.

Conclusie

Bij het Microsoft Teams ready maken van je vergaderzaal zijn er een aantal keuzes die de beste oplossing voor jullie bepalen:

• Heb ik al videoconferencing apparatuur in de vergaderzaal die ik wil hergebruiken?
• Is het van belang om naast Teams ook aan andere platformen te kunnen deelnemen (zoals Zoom en Webex) indien we daarvoor uitgenodigd worden?
• Wil ik een stand-alone oplossing in de vergaderzaal of dat mensen hun eigen laptop als basis gebruiken?
• En voor het kiezen van de juiste onderdelen van je kit: hoe groot is de groep deelnemers maximaal en de maximale afstand van de camera tot de deelnemers?

In onze demo ruimte hebben we alle oplossingen opgesteld staan. Wil je ze eens testen of advies op maat krijgen… neem dan contact met ons op.